白宮的正式任命下達後，萊恩·伯格冇有絲毫耽擱，第一時間便投入到隨行人員的甄選與出訪籌備工作中。他心裡清楚，此次出訪絕非簡單的外交洽談——核心是協商鈦礦石采購，還需攜帶專業團隊完成前期的實地探礦與儲量覈驗，每一項都離不開頂尖專業人才的支撐，團隊組建必須嚴謹周全。
基於此，萊恩·伯格直接將目光投向了美國頂尖的理工院校：佐治亞理工學院、麻省理工學院、加州理工學院。他親自致電三所院校的校長，說明此次出訪的戰略意義，希望借調校內最權威的金屬礦產領域教授。
得知是為國家航空航天戰略效力，還能前往神秘的華夏實地考察，三所院校均全力配合，各自派出了一名在全球金屬礦產領域都享有盛譽的教授，每位教授還特意挑選了兩名科研能力突出的研究生隨行；既負責協助完成探礦覈驗工作，也藉此機會積累實戰經驗。
這三位教授對華夏這片土地早有嚮往，此前多是通過文獻資料瞭解東方，如今能有實地探訪的機會，還能為國家戰略貢獻力量，幾乎是一拍即合；接到通知後便立刻開始整理專業裝置與資料，隨時準備啟程。
雖說萊恩·伯格藉著費爾多的關係，加上早年多次與華夏方麵聯絡的經曆，普通話還算流利，日常溝通不成問題，但為了體現對此次談判的重視，避免專業術語翻譯出現偏差，他還是專程向外交部提出申請；征調了三名精通華夏文化、擅長工業礦產領域專業翻譯的外交官隨行。
安保方麵更是不容鬆懈。作為美國空軍作戰部次長，萊恩·伯格直接從空軍傘兵部隊抽調了十名精英傘兵——這些士兵均經過嚴格的特種訓練，兼具格鬥、安保與應急處置能力。憑藉費爾多親自交辦任務的這層背景，加上涉及國家核心戰略，從人員抽調、裝備調配到手續審批，全程一路綠燈，冇有任何阻礙。
短短三天時間，一支由40人組成的出訪團隊便組建完畢：1名總統特使（萊恩·伯格）、3名頂尖礦產教授、6名研究生、3名專業翻譯、10名精英安保人員，其餘則為後勤保障與技術支援人員。團隊組建完成的當天下午，萊恩·伯格便帶領全體成員從洛杉磯軍用機場出發，搭乘空軍專屬運輸機，直飛日本東京——按照計劃，他們將在東京短暫停留，等待華夏方麵的最終會談確認通知，同時與駐亞洲美軍銜接後續行程。
軍用運輸機平穩降落在東京羽田機場的專用停機坪，萊恩·伯格帶領團隊走下舷梯時，駐日美軍的接待人員早已等候在旁——雖未見到駐亞洲美軍總司令馬克·沃恩·克拉克上將親自到場，但接待規格絲毫不減。
兩輛黑色防彈轎車與數輛後勤保障車整齊列隊，接待人員全程躬身引導，態度恭敬。按照克拉克的提前安排，團隊先被送至美軍駐日基地的軍官公寓休整，當晚，一場隆重的歡迎宴會便在基地內的軍官俱樂部如期舉行。
俱樂部內燈火通明，長條餐桌被精心佈置，擺滿了美式牛排、海鮮與各類精緻餐點，駐日美軍的幾位核心將領也受邀作陪，氣氛莊重而熱烈。
宴會伊始，克拉克便主動走到萊恩·伯格身邊，熱情地將他引至主位並肩而坐。兩人都是費爾多一手提拔起來的核心親信，在美軍內部有著深厚的共同根基，算得上是絕對的“自己人”，落座後相視一笑，溝通起來毫無隔閡。
克拉克端起盛著威士忌的高腳杯，杯壁上的冰塊碰撞發出清脆聲響，他笑著看向萊恩·伯格，語氣親切而鄭重：“萊恩，費爾多總司令三天前就給我打了加密電話，把你此次出訪的核心任務和戰略重要性都跟我講得明明白白——這可是關乎美國航空航天事業未來幾十年發展的資源根基，半點馬虎不得。你放心，我這邊會全程全力配合你，絕不讓你有任何後顧之憂。”
說到這裡，克拉克微微前傾身體，放下酒杯，語氣愈發嚴肅鄭重，目光掃過席間的幾位駐日美軍將領，像是在向所有人下達指令：“接下來的行程裡，不管是需要協調會談場地、調配專用車輛，還是需要調動駐亞洲美軍的情報、安保甚至後勤資源，你都直接跟我說，不用有任何顧慮和遲疑。駐亞洲的所有美軍單位，從駐日基地到駐韓部隊，都會無條件聽從你的排程；全力配合你的工作，務必確保此次任務順利推進，圓滿完成。”
聽到克拉克這番毫無保留的表態，萊恩·伯格一直緊繃的神經徹底放鬆下來，心中大定。他當即舉起酒杯，杯沿與克拉克的酒杯輕輕碰撞，發出清脆的響聲，笑著迴應道：“太感謝克拉克上將的支援了！有你這位駐亞洲美軍的總指揮在背後坐鎮，有駐亞洲美軍的全力配合，這次任務就算成功了一半。後續若有需要麻煩你的地方，我一定不會客氣。”
兩人相視一笑，各自飲下杯中酒。隨後，他們又輕鬆地寒暄起來，從費爾多近期推進的nass航天專案、國家高速公路建設進度，聊到駐亞洲美軍的部署調整、日韓地區的局勢變化；席間的氛圍也隨之愈發融洽。
就在宴會氣氛酣暢淋漓，眾人舉杯暢談之際，萊恩·伯格的副官神色匆匆地推開軍官俱樂部的大門，腳步輕快地穿過人群，徑直走到萊恩·伯格身邊，微微俯身，將嘴巴湊到他耳邊，用隻有兩人能聽到的音量低聲彙報：“將軍，華夏外交部通過外交渠道傳來正式答覆，明確同意按照此前約定在京都舉行會談，同時告知了具體的會談時間——三天後上午十點，會談地點定在京都舉行，還特意說明會提前安排專人對接接待事宜。”
聽到這個訊息，萊恩·伯格眼中瞬間閃過一絲難以掩飾的欣喜，隨即迅速收斂神色，恢複了沉穩鎮定的模樣——他清楚，作為總統特使，任何時候都要保持外交禮儀與風度。
坐在一旁的克拉克將他的細微表情看在眼裡，當即笑著拍了拍他的肩膀，語氣輕鬆地說道：“我就說好事會來得很快！你不用為後續的行程擔心，前往京都的專機我兩天前就已經安排好了，是空軍最先進的運輸機，機組人員都是經驗豐富的老兵，全程待命。你這邊隨時可以確定出發時間，我讓人提前協調好空中航線，確保你準時抵達京都。”